Nota Spese Digitale è una soluzione integrata e completamente digitale per la gestione delle spese del personale, dalla rendicontazione alla riconciliazione contabile e bancaria, nonché alla conservazione a norma di legge dei giustificativi di spesa.
Tramite una specifica app è possibile caricare gli scontrini, e attraverso una web console gestire l’approvazione e il controllo delle spese aziendali, agevolando e rendendo autonomi i dipendenti e i collaboratori aziendali.
Il sistema è estremamente semplice: basterà aprire l’app e scattare una foto a valore legale dello scontrino e il software rileverà in automatico data e importo dello stesso; a questo punto l’utilizzatore avrà la possibilità di aggiungere ulteriori dettagli così da semplificare la tracciabilità la classificazione e l’analisi di chi approverà la nota spese.
Una volta scattata la fotografia, sarà possibile gettare lo scontrino, poiché il giustificativo in formato digitale sarà legalmente valido e conservato rispettando il protocollo di archiviazione sostitutiva previsto dalla Legge.
A fine mese l’utente avrà modo di selezionare i giustificativi archiviati così da emettere la propria nota spese. Il sistema automaticamente avviserà il responsabile aziendale preposto, che sarà in grado di controllare, approvare o rifiutare ogni singola voce presente nel documento creato.
Controlli automatici aiuteranno il responsabile in questi compiti. A titolo di esempio, verranno messe in evidenza le spese che dovessero superare limiti prestabili negli importi, oppure che siano state effettuate in giorni non lavorativi, o che siano state caricate 2 volte per errore.
Una volta approvate le spese, l’amministratore disporrà di tutti i giustificativi del personale e di un documento riepilogativo excel con tutte le spese e gli importi da rimborsare.
Come previsto dalla legge, il sistema manterrà per 10 anni tutte le copie dematerializzate così da essere conformi ad eventuali futuri controlli fiscali e rendendo di fatto inutili altri tipi di archiviazioni cartacee e digitali.
Attraverso apposita applicazione su smartphone e/o tablet o attraverso un portale web.
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